RANCANGAN PENGARSIPAN SURAT DIGITAL BERBASIS WEBSITE PADA SSDM POLRI DENGAN METODE PROTOTYPE

• ANNAYA MARISTA

---

ABSTRAK

ABSTRAK

Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintahan untuk melakukan transformasi digital, termasuk dalam pengelolaan arsip surat. SSDM POLRI sebagai satuan kerja dengan volume administrasi tinggi masih menghadapi permasalahan pengarsipan surat yang dilakukan secara manual, seperti lambatnya pencarian dokumen, tingginya risiko kehilangan arsip, serta belum adanya sistem terpusat yang terintegrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem pengarsipan surat digital berbasis website yang mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keamanan pengelolaan arsip surat di lingkungan SSDM POLRI. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototype, dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi pustaka. Ruang lingkup penelitian meliputi perancangan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar, pengelolaan kategori surat, manajemen pengguna, serta pencarian arsip berbasis web menggunakan PHP dan MySQL. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan berhasil memenuhi seluruh kebutuhan fungsional pengguna. Pengujian fungsional menunjukkan tingkat keberhasilan 100% pada seluruh use case utama. Pengujian performa menggunakan PageSpeed Insight memperoleh nilai 100/100, dengan waktu First Contentful Paint 0,7 detik dan Largest Contentful Paint 0,7 detik, sedangkan pengujian GTMetrix menunjukkan skor performa 82% dengan waktu muat 1,9 detik. Pengujian keamanan menggunakan Pentest Tools menunjukkan 0 risiko tinggi, 0 risiko menengah, dan 5 risiko rendah dari total 39 pengujian, serta sistem dinyatakan bebas malware berdasarkan pengujian Sucuri. Dengan demikian, sistem pengarsipan surat digital ini dinilai layak dan efektif untuk diterapkan pada SSDM POLRI. 

KATA KUNCI

Metode Prototype

---

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

[1]  A. Yani and K. Selatan, “TATA KELOLA DI INDONESIA Roro Rukmini Widiaswari Abstrak Al Qalam : Jurnal Ilmiah Keagamaan dan Kemasyarakatan Vol . 16 , No . 2 Maret - April 2022 Al Qalam : Jurnal Ilmiah Keagamaan dan Kemasyarakatan Vol . 16 , No . 2 Maret - April 2022,” J. Ilm. Keagamaan dan Kemasyarakatan, vol. 16, no. 1, pp. 600–608, 2022.

[2] D. Choirulsyah and A. Azhar, “Implementasi Etika Administrasi Publik : Langkah Utama dalam Menciptakan Good Governance di Indonesia,” J. Pemerintah. dan Polit., vol. 9, no. 3, pp. 195–203, 2024, doi: 10.36982/jpg.v9i3.3757.

[3] yustina meisella Kristania, I. Maryani, and I. Asyifudin, “Sistem Informasi Akademik Berbasis WEB,” J. Tahsinia, vol. 5, no. 2, pp. 82–89, 2025.

[4] I. S. DALIMUNTHE, A. FITRISIA, and S. FATIMAH, “Transformasi Digital Dan Filsafat Kepemimpinan Dalam Birokrasi: Tantangan Dan Peluang,” CENDEKIA J. Ilmu Pengetah., vol. 4, no. 4, pp. 597–611, 2024, doi: 10.51878/cendekia.v4i4.4006.

[5] Awalluddin, N. Ahyani, and Mulyadi, “Implementasi Transformasi Manajemen Arsip Konvensional Menuju Arsip Digital Di Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Selatan,” J-CEKI J. Cendekia Ilm., vol. 3, no. 6, pp. 29012907, 2024.

[6] M. Ropianto, D. Setyawan, and M. N. Dilova, “Sistem informasi Administrasi Surat pada Humas dan TU Kalan BPK,” J. Tek. Ibnu Sina, vol. 10, no. 1, pp. 99–109, 2025, doi: 10.36352/jt-ibsi.v10i1.1183.

[7] N. H. Zen and A. Frinaldi, “Peran Hukum Administrasi Negara dalam Mewujudkan Good Governance di Era Digital,” J. Soc. Sci. Res., vol. 5, pp. 2940, 2025.

[8] Subagio, “Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan,” Ilmu Sos. Dan Pendidik., vol. 3, no. 3, pp. 209–222, 2025.

[9] E. S. Harefa, E. Waruwu, K. Zega, and Y. Mendrofa, “Pengembangan Sistim Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar (Simsumaker) Berbasis Digital di Kantor Kecamatan Tuhemberua Kabupaten Nias Utara,” Tuhenori J. Ilm. Multidisiplin, vol. 10.62138/tuhenori.v2i4.90. 2, no. 4, pp. 201–219, 2024, doi:

[10] Naufal Farid and Tata Sutabri, “Rancangan Aplikasi Penjualan Berbasis Web Dengan Metode Prototype,” J. Sains dan Teknol., vol. 3, no. 2, pp. 09–14, 2024, doi: 10.58169/saintek.v3i2.631.

[11] Rully Pramudita and Kevin Setyawan, “Sistem Smart Class Berbasis Internet Of Things Dengan Menggunakan Metode Prototype,” SMARTICS J., vol. 8, no. 1, pp. 28–34, 2022.

[12] D. Syahfitri and A. K. Batubara, “Implementasi Arsip Elektronik Terintegrasi 66 (ARTERI) Berbasis Web di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Labuhanbatu Selatan,” Inkunabula J. Libr. Sci. Islam. Inf., vol. 4, no. 2, pp. 119–129, 2025, doi: 10.24239/inkunabula.v4i2.4016.

[13] S. Suryadi et al., “Pelatihan Pengelolaan Kearsipan Lembaga Berbasis Digital Untuk Meningkatkan Mutu Layanan Sekolah,” J. Inov. Penelit. dan Pengabdi. Masy., vol. 4, no. 2, pp. 221–231, 2024, doi: 10.53621/jippmas.v4i2.395.

[14] R. Aulia, D. Gusti, A. Candra, and A. Fauziyyah, “Analisa Perancangan Permodelan Basis Data pada Pengembangan System Informasi Pendaftaran Menggunakan Entity Relationship Diagram,” vol. 3, no. 3, pp. 100–111, 2025.

[15] Polri, “SSDM Polri (Polri),” https://id.wikipedia.org/wiki/Berkas:SSDM_Polri.png/